テレワーク(在宅勤務)導入に役立つツール6選

菅原です。

秋田でもコロナの影響を受けて、在宅勤務している方も少しずつ増えてきていると思います。

こういう状況になって、秋田でもリモートワークを取り入れる企業さまも多くなってくるのかなと。

リモートワークの仕組みが整っていない中での実施に、不便や不安を感じている方も多いと思います。

 

あっ、ちなみに「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務はほぼ同じ意味でいいと思います。

 

僕はコロナの前からフルリモートで仕事を進めています。

リモートの仕事なので当たり前といえば当たり前なのですが、業務的にはまったく問題ありません。

そこで今回は、僕が実際にどのようにしてリモートワークを行っているかを簡単に紹介したいと思います。

「リモートワーク(テレワーク)を導入したいけど、何が必要なの?」といった具合の、初めての試みとなる企業さまにはきっと役に立つはずです◎

ググると色んな情報は得られるので、より詳しくはそちらをご覧いただくとして。

いちリモートワーカーとしての経験に基づき、僕が普段使ってるツールや仕組みを取り上げてみますね。

既に利用されているツールもあるかもしれませんが「これだけでリモートワークは成り立つのか!」という観点で見てもらえれば。

データの保管場所:Googleドライブ(クラウドストレージ)

<こんなことができます>

  • データを複数人・複数デバイス(PC&スマホ&タブレット)で同期できる
  • 自宅でもカフェでも取引先でもアクセスできる
  • 相手とのデータ共有はURL1つで済む
  • 無料で15GBまで利用可能

ネット上のファイル保管庫「クラウドストレージ」です。

僕は業務で使うデータをすべてGoogleドライブに保管しています。

他にも有名なサービスでDropbox等もありますが、僕はGoogleのツールを多用しているので(後述します)ドライブをメインで使っています。

デスクトップPCと、ノートPC×2台と、スマホを時と場所によって使い分けているのですが、いつでもどこでもデータにアクセスできるので相当便利ですね。

家の中でも書斎とリビングみたいな感じで分けることもできます。

  • みんなが使うデータをGoogleドライブに保管する
  • みんなでアカウントを共有し、ドライブのデータを更新する

まぁ単純にこれだけです。

あのデータ会社のPCに入ってるんだよな~」っていうことがなくなります。

リモートワークには、クラウドストレージサービスが欠かせません

 

URL共有はとことん便利だなーと最近改めて感じました。

  • メールに添付できない大容量データをドライブに保管する(フォルダに格納)
  • フォルダのURLを相手に共有する
  • 相手がフォルダにアクセスして閲覧なりダウンロードする

前まで大容量データはfirestorageにアップロード→メール送信ってやり取りしてたこともありましたが、ドライブのURL共有でアップロードの手間を省けます。

URLは共有権限を設定できるので安心ですね。

 

Googleドライブ

 

<参考情報>
Dropbox vs Googleドライブ結局どっち?安さより転送速度で選べ!
https://soundorbis.com/dropbox-gdrive-hikaku/

本当に分かってる?!Googleドライブの共有方法
https://hep.eiz.jp/google-drive-share/

 

業務連絡①:Chatwork(チャット)

<こんなことができます>

  • 複数メンバーでグループチャットができる
  • 過去のメッセージ検索が簡単
  • 容量の大きいデータも添付できる
  • 複数デバイス(PC&スマホ&タブレット)で同期できる
  • ビデオ通話、音声通話ができる
  • タスク管理ができる
  • 無料で利用可能(無料でほとんど事足りそう)

基本的な業務連絡は、チャットを使っています。

Slackもありますが、チャットワークはシンプルで分かりやすいので取っ掛かりとして操作しやすいと思います。

フリープランでグループチャットを14個も使えるのが太っ腹です。

全社、部門、プロジェクト、外注、プライベートのメモ…といった感じにグループを分けると管理しやすいですね。

それと個人的に重宝している使い方なのですが、スマホで撮影した写真をPCに送りたいときに便利です。

  • スマホからチャットワークのマイチャットに画像を送る
  • PCからマイチャットを開いてダウンロード

数枚ならクラウドに同期するよりも(個人的に)手っ取り早いんですよね~。

 

チャットワーク

 

<参考情報>
チャットワークとSlackどちらを採用すべき?2大チャットツールを徹底比較!
https://boxil.jp/mag/a110/

 

業務連絡②:Zoom(ビデオ会議)

<こんなことができます>

  • 高画質、高音質のビデオ通話
  • 安定した通信&動作環境
  • ビデオ通話の録画
  • 最大100人まで参加可能
  • 画面共有、チャット
  • 無料で利用可能(有償版の方が使い勝手良いかも)

ビデオ会議の代表格ですね。

チャットワークにもビデオ通話機能がありますし、他にもビデオ通話に特化したツールは色々あるのですが、とりあえずZoomを選んでおけば間違いないんじゃないかと。笑

業務内容や働き方に応じて、無料プラン or 有料プランどちらの方が適しているかを考えればよいと思います。

 

Zoomミーティング

 

<参考情報>
Zoomの有料アカウントで利用できる注目の3機能!無料版との違いや価格も紹介
https://zoom.nissho-ele.co.jp/blog/feature/pay-license.html

 

表計算 & 文書作成:Googleスプレッドシート & ドキュメント

<こんなことができます>

  • エクセル & ワードの代わりに
  • ブックマークでブラウザからすぐにアクセスできる
  • リアルタイムで共同作業可能
  • 自動保存
  • 編集記録が残る

エクセルを利用している方は相当数だと思いますが、リモートワークならスプレとドキュメントに軍配が上がると思います。

僕は元々エクセル & ワードをドライブに保管して使っていたのですが、スプレとドキュメントを使い始めてから便利さが分かりました。

ドライブに保管されたエクセルファイルを、同時に複数人が作業すると、ファイルがうまく同期されない場合があります。(経験上。解決法すら調べてませんが。笑)

スプレ&ドキュメントなら、共同作業したデータがリアルタイムで反映されます

常に自動保存されるのと、編集記録がセル単位で確認できるので、間違って操作したときでも安心です◎

デスクワークはいかに効率的良く(ストレスなく)作業するかが重要です

日常的によく使うデータをブラウザにブックマークしておけば、ソッコーでアクセスできます。

ブラウザを常に開く業務をしている方であれば、相当便利に感じると思います。

 

Googleスプレッドシート

Googleドキュメント

 

勤怠管理:Googleカレンダー

<こんなことができます>

  • 誰が何の作業にどれくらい時間をかけたかが分かる
  • 誰が何時にどのくらい稼働したかが分かる

テレワークだとサボってても分からないんじゃないか?

在宅勤務を取り入れることによる管理者の懸念材料としてあると思います。

スタッフも別にサボるつもりはないけど、家と職場では業務効率が大きく異なる現実に直面するはず

適正な時間で精度の高い業務を行うためには、仕組み化と意識付けを徹底するしかありません

「こんなことができます」と伝えましたが、社内で仕組みを作って、スタッフに自己申告してもらう形になります

スタッフには「◯時◯分~◯時◯分まで△△の作業を行った」とGoogleカレンダーに記録してもらい、それを管理者が日々チェックします。

稼働時間もその業務に要した時間も可視化されますし、「適正時間内で業務をこなさなきゃ!」を必然的に意識するようになるので、サボることができなくなります。笑

働いている側としても、自分の時間の使い方を見つめ直す良いきっかけになりますよ。

 

Googleカレンダー

 

業務管理:Trello

<こんなことができます>

  • 業務に関する情報を一元管理できる
  • 細かいタスクを整理できる
  • 優先順位付けができる
  • 「やった or やってない」の抜け漏れがなくなる

例えば、Aさんの担当している業務が、他の人に一切関わらず、Aさんだけで完結することって絶対ありませんよね。

Aさんに依頼した仕事は、BさんやCさんやプロジェクト全体に関わってくるのが普通です。

  • 「これ今週中にやっといて」
  • 「あれ完成した?」
  • 「そういえば先週のあの件どうなった?」

こういう細かいタスクがあっても、チームのメンバーが日々顔を合わせていれば抜け漏れの心配はあまりないでしょう。

リモートで仕事していると、こういったタスクの抜け漏れが結構でてきます

タスクはトレロに全部入れて一元管理する。

AさんもBさんもCさんもトレロにアクセスして確認することで、タスクの抜け漏れリスクを減らすことができます。

 

Trello

 

その他お役立ちツール

ここまで紹介したものを用いれば、充分リモートワークを導入できると思います。

ではここからは、その他のお役立ちツールを簡単にピックアップいたします。

後でまた何か思いついたら追記するかもです。

 

スクショツール:Fireshot

Webページのスクショツールです。

このツールはよく使ってますね~。

  • ページ全体をキャプチャ
  • 表示部分をキャプチャ
  • 選択範囲をキャプチャ

この3パターンからキャプチャを選べます。

OS標準機能のショートカットキーでキャプチャして、トリミングしてみたいなことが不要になります。

昔はそうやってました。笑

Google Chromeの拡張プラグインなので簡単に導入できますよ~。

 

Fireshot

 

動画スクショツール①:Screencastify

PCの画面を録画するツールです。

リモートワークは稼働時間がバラバラになるケースが多いと思うのですが、お互いの時間を合わせられなければビデオ通話(画面共有)ができませんよね。

チャットで伝えるにはボリュームが多すぎる、でもビデオ通話電話できない…

そんなときに役立つのが、動画スクショツールです。

  • 動画でPC画面を録画
  • 動画をアップロード(youtube限定公開など)
  • チャットワークで動画URLを連絡する
  • 相手が都合の良い時間に確認する

これで相手の時間を気にせず、ビデオ通話により近いクオリティですり合わせができます

 

ScreencastifyはGoogle Chromeの拡張プラグインなので、めちゃめちゃフットワークが軽いです。

わざわざアプリを起動する必要がありません。

Youtubeアカウントと紐付けしておけば、録画後すぐにアップロードできます。

 

ただ、制限時間が5分までなのが難点。

前までは制限時間10分で月に50回まで無料で使えたのですが・・・

それでも、5分で打ち込めるテキストと、動画(音声)を比較したら後者のほうが圧倒的に情報量が多いです。

文章打つよりも音声で伝えるのが早いので、ガンガン活用しましょう♪

 

Screencastify

 

動画スクショツール②:FlashBack Express レコーダー

こちらは長時間の録画時に活用しています。

アプリなので録画の際に起動する必要がありますし、録画後の変換とアップロードに時間がかかります。

…が、しかし!

機能が大変充実しているのに、なんと無料で使えるんです◎

そんなに使う頻度多くないんですが「これ無料でいいんですか?」ってほど、個人的に超オススメの神アプリです。

無料のFlashBack  Expressだけで充分すぎますね~ありがたや。

 

FlashBack  Express

 

電子契約サービス:クラウドサイン

コロナショックの最中であっても、契約を交わす場面があると思います。

顧客の所へ足を運ぶのもビミョーな状況ですから、オンラインでペーパーレス契約を交わしましょう。

 

クラウドサイン

 

<参考情報>
さらば紙の契約書!クラウドサインによるペーパーレス契約による3つのメリット
https://tonari-it.com/cloudsign/

 

遠隔操作:Chromeリモートデスクトップ

クラウドにデータを保管するほかに、どうしても会社のPCじゃなければ出来ない業務があると思います。

ライセンスが1つしかないアプリケーションが入っていたり、特定業務を共同作業しているPCが会社にある場合とか。

Chromeリモートデスクトップを使えば、家に居ても会社のPCを遠隔操作できます

会社のPCと自宅のPC両方にインストールしておけばOK!

ただ、会社のPCの電源を入れておかないと使えません。

出勤している人と連携すると大丈夫だと思いますが。

遠隔操作なので、PCスペックや通信環境によって動きが鈍くなりますが、充分操作はできます。

 

Chrome Remote Desktop

 

<参考情報>
Chromeリモートデスクトップの使い方。職場のPCを自宅から遠隔操作できる | できるネット
https://dekiru.net/article/19597/

 

まとめ

フルリモートで仕事をしている僕が普段使っているツールをご紹介致しました。

今一度まとめておきますね。

  1. データの保管場所:Googleドライブ(クラウドストレージ)
  2. 業務連絡①:Chatwork(チャット)
  3. 業務連絡②:Zoom(ビデオ会議)
  4. 表計算 & 文書作成:Googleスプレッドシート & ドキュメント
  5. 勤怠管理:Googleカレンダー
  6. 業務管理:Trello
  7. スクショツール:Fireshot
  8. 動画スクショツール①:Screencastify
  9. 動画スクショツール②:FlashBack Express レコーダー
  10. 電子契約サービス:クラウドサイン
  11. 遠隔操作:Chromeリモートデスクトップ

最低でも1・2・4があれば成り立ちます

取りあえずサクッと始めてみて、必要に応じてツールを導入していけばいいと思います◎

本記事では表面的な部分に触れている程度なので、詳しい内容が気になった方はお気軽にご質問ください。

 

都市部と比べると秋田はまだマシな方かもしれませんが、まったく予断を許さない状況ですね。

コロナの影響で、景気は確実に下向きになっています。

これをどう捉えるか。

今のうちに出来ることをしておくしかないですよね。

今まで手が回らなかったこととか、考える時間にあてるとか。

 

僕はWEBに関わる面でサポート致します。

小規模事業者持続化補助金、ホームページ制作も対象となったようです

今のところ、国からホームページ制作に使える補助金で出ているのは、おそらくこの「小規模事業者持続化補助金」だけです。

新規制作や新規事業以外にも既存サイトのリニューアルにもこの補助金は活用できます。

ホームページは今まで対象外でしたよね。

次の申込締切は2020年6月5日(金)らしいので、2ヶ月ほどあります。

この機会に申し込んでみるのもいいかもしれませんね。

ぜひご相談ください^^